Beter plannen – hoe doe je dat nou?

Sinds dat ik blog, ben ik steeds beter in plannen geworden. Mensen vragen zich soms wel eens aan mij, hoe doe je dat toch allemaal? Je werkt fulltime, je hebt verschillende hobbies, vrienden en familie. Hoe plan je allerlei dingen in? Vandaag laat ik jullie zien hoe ik zelf plan en geef ik een aantal handige tips om goed te kunnen plannen. Wil jij ook beter plannen? Kijk dus snel verder!

Ik werk dus fulltime en daarnaast moet ik elke dag minimaal 2 uur reizen tussen mijn werk en mijn huis. ‘s Ochtends om 10 over 7 vertrek ik uit huis en ‘s avonds om half 7 ben ik weer thuis. Dat betekent dus dat ik een behoorlijke tijd van huis ben.

Voor elke dag heb ik een to do lijst met allerlei dingen die ik die dag wil doen. Bijvoorbeeld een artikel schrijven, mailtjes beantwoorden, telefoneren, reacties op mijn blog lezen en reageren, blogs lezen etc. Ik probeer elk mailtje binnen 24 uur te beantwoorden, uiterlijk binnen 48 uur. In de uren dat ik aan het reizen ben, ben ik bezig met mijn blog en in mijn lunchpauze ga ik de mailtjes beantwoorden, reageren op reacties en blogs lezen. ‘s Avonds schrijf ik ook graag artikelen en in het weekend probeer ik vaak vooruit te werken en foto’s te maken van producten. Elk klein dingetje wat ik dus wil doen, plan ik in zodat ik deze dingen niet vergeet. Ik maak echt overal een to do lijst van. Ik heb ook nog to do lijsten staan met punten die zelf nog niet ingepland staan. Dingen die ik zeker nog wel moet doen, maar geen hoge prioriteit hebben. Deze punten vergeet ik dan niet, maar worden later ingepland op de tijdstippen dat ze wel belangrijk zijn.

Maar natuurlijk is het stellen van prioriteiten echt belangrijk. Wat moet er die dag echt gebeuren en wat kan nog wel even een dag wachten. Stel deze prioriteiten op, dit helpt echt met het maken van je planning. Bijvoorbeeld het telefoontje plegen naar de tandarts is zeer belangrijk, zet deze op je to do lijst voor dezelfde dag of volgende dag. Maar bijvoorbeeld het boeken van een vakantie kan nog wel een dag wachten, dus plan je die later in.

Grote taken splits ik ook vaak in kleine sub taken. Bijvoorbeeld het maken van een visionboard (hier komt binnenkort een artikel over). Dit schrijf ik dan op en hier behoren natuurlijk subtaken aan vast. Bijvoorbeeld wat heb ik allemaal nodig? Moet ik nog spullen gaan halen. Zo ja, dan schrijf ik de subtaken op dat ik deze spullen moet gaan halen. Zo breid je dus je grote taak uit en kan je stapsgewijs aan het werk gaan.

Ik maak ook altijd gebruik van de desk planner van de Hema. Elke dag kan ik hierop mijn taken voor die dag schrijven en afvinken zodra ik een taak gedaan heb. Omdat mijn werkdagen een vaste thema hebben, probeer ik altijd een week vooruit te denken wat voor een artikel ik in wil plannen voor welke dag. Bijvoorbeeld beauty op maandag, dan schrijf ik een artikel over een beautyproduct. Lifestyle dinsdag, dan schrijf ik over plannen, woensdag fotografie, dan schrijf ik over de verlaten plekken die we hebben bezocht etc. Deze artikelen schrijf ik dan in het weekend vooruit, ‘s avonds of in de trein. Als ik de onderwerpen maar alvast ingepland heb staan. Dat geeft mezelf ook veel rust.

Ik werk dus echt to do lijsten af, voor mijn werk en voor mijn blog. Het werken met taken met eventuele subtaken op papier vind ik persoonlijk erg fijn werken. Je hebt een overzicht wat je allemaal wilt doen en wat je al gedaan hebt. Het afvinken van deze taken geeft echt een heerlijk gevoel.

Tips om beter te kunnen plannen
– Plan alles in wat je wilt doen
Zoals ik al vermelde, is het zeer belangrijk om alles in te plannen wat je wilt doen op een dag. Dit geldt voor professionele als privéactiviteiten. Maak ‘s avonds een lijstje van alle taken die je de volgende dag wilt doen.

– Bepaal prioriteiten
Het is ook zeer belangrijk om prioriteiten op te stellen. Bekijk elk punt dat je wilt of moet doen en bekijk welke punten belangrijk zijn of een snelle deadline hebben. Rangschik dan je to do lijst, in volgorde van de belangrijkheid, zodat je de dingen doet die ook echt af moeten.

– Haalbare doelstellingen opstellen
Planningen maken is natuurlijk handig en leuk, maar het moet wel haalbaar zijn. Zorg er dus voor dat je planning realistisch is. Vind je dit nog lastig om te doen, probeer eens per taak een tijd aan vast te knopen waarvan jij denkt dat jij er zo lang over zal doen. Bijvoorbeeld de tandarts bellen – 10 minuten. Mailtjes verwerken – 2 uur. Zo kan je je dag beter in plannen en weet je of een planning haalbaar is of niet.

– Durf nee te zeggen
Als je al een volle dag hebt met vele verschillende belangrijke taken en iemand vraagt of je iets kan doen op die dag, durf dan ook nee te zeggen. Je planning moet haalbaar blijven, maar ook leuk blijven. Je kan natuurlijk wel aanbieden om deze taak de volgende dag uit te voeren.

– Gebruik tools om je te helpen
Gebruik dus ook tools om je te helpen. Bijvoorbeeld digitale of papieren agenda’s of to do notitieboekjes. Ik gebruik ze altijd en ik ben er echt tevreden over!

Wat doe jij om goed te kunnen plannen?