Een tijdje geleden schreef ik een artikel over hoe ik omga met mijn mail en inbox. In het artikel vertelde ik ook dat ik persberichten altijd opsla in mijn Dropbox, maar ik gebruik Dropbox voor meer doeleinden. Vandaag wil ik dan ook laten zien hoe ik gebruik maak van Dropbox.

Wat is Dropbox?

Dropbox is een gratis programma waarmee je gemakkelijk documenten kunt delen tussen verschillende computers, denk aan foto’s, video’s en andere documenten. Ik heb een iPhone, iPad en een Macbook Air in mijn bezit en dat betekent dat ik op alle apparaten bij deze bestanden kan. Super handig en het scheelt ook gewoon veel ruimte op jouw eigen computer.

Bij Dropbox Basic krijg je 2GB ruimte gratis, dat is best veel. Mocht je toch meer ruimte nodig hebben, dan kan je altijd nog jouw account upgraden naar de Pro versie en dan heb je 1TB ruimte. Ik heb zelf Dropbox Basic en dat vind ik ook meer dan voldoende.

Hoe maak ik gebruik van Dropbox?

Op mijn Macbook Air heb ik Dropbox geïnstalleerd en het mapje toegevoegd aan mijn favorieten in mijn Finder. Ik kan dan snel bij dit mapje komen en ook snel mijn documenten bekijken en wijzigen. In mijn Dropbox mapje heb ik een extra mapje gemaakt met “Miss Sentinelli”. Hier komen allerlei belangrijke documenten in te staan die met mijn blog te maken hebben.

Hierboven zie je een overzicht van mijn “Miss Sentinelli” mapje. Ik heb hierin ook weer mapjes instaan, zoals 2016, 2017, backup en Logo en Header. In Backup staat een backup van mijn blog, dit is natuurlijk echt ontzettend belangrijk! Hier komt overigens binnenkort ook een uitgebreid artikel over hoe ik backups maak en hoe vaak. In “Logo en Header” heb ik bestanden staan van mijn logo en de header. Omdat ik deze nog wel eens nodig heb, denk bijvoorbeeld aan visitekaartjes, producten laten bedrukken etc. heb ik alles op één plek staan, zodat ik deze gemakkelijk kan gebruiken.

Documenten in Dropbox per jaartal

Dan heb ik per jaartal een apart mapje gemaakt waarin alle documenten komen te staan van dat jaartal. Hierboven zie je een overzicht van het jaartal 2016.

Sinds mijn blog mijn bedrijfje is, krijg ik ook meer met de belasting te maken. Elk kwartaal moet ik belastingaangifte doen (en natuurlijk een jaarlijkse aangifte) en in dit mapje heb ik documenten staan over de belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan factuureisen documenten en belastingaangiftes.

In het mapje Facturen heb ik alle facturen staan die ik naar klanten heb verstuurd, maar ook de facturen die ik zelf moet betalen of heb betaald. Dit is zeer belangrijk, aangezien de belastingdienst hier ook eens naar kan vragen. Zo hoef je niet alle facturen eerst op te zoeken, maar heb je gewoon alles op één plek.

In het mapje financiën heb ik per kwartaal een overzicht staan van mijn omzet en kosten. Dit is vastgelegd in excel-sheets. Dit heb ik dan ook weer nodig als ik belastingaangifte wil doen. Maar bijvoorbeeld ook als ik een investering wil doen of wil sparen. Ik hou in een bestandje bij hoeveel ik kan besteden (na BTW en belasting berekening etc.). Super handig!

Op internet en in mijn mailbox kom ik echt ontzettend veel interessante artikelen tegen. Dit kan gaan over productiviteit, ondernemerschap, bloggen en meer. Soms wil ik deze artikelen nog eens nalezen en dan sla ik deze artikelen op als een pdf bestand in mijn Dropbox.

In het mapje “Klanten” komen documenten in staan, zoals afspraken, foto’s die ik gebruik voor een artikel of concepten van artikelen of andere content.

Voor mijn blog gebruik ik een mediakit en een voorwaarden document. Deze twee documenten update ik maandelijks en stuur ik ook door naar potentiële klanten als zij een samenwerking aan willen gaan. Volgende maand komt er sowieso een uitgebreid artikel over een voorwaarden document en daarnaast zal ik ook nog een artikel gaan maken over hoe ik mijn mediakit heb gemaakt.

In het artikel hoe ik omga met mijn mail en inbox kunnen jullie lezen waarom en hoe ik persberichten plaats in mijn Dropbox.

En als laatste heb ik ook nog een mapje staan met urenregistratie. Vanwege mijn bedrijf is het belangrijk om mijn uren vast te leggen (dit is ook vanwege de belastingdienst). Deze urenregistratie wordt vastgelegd in een excel-sheet. Per week heb ik dan een overzicht hoeveel uur ik heb gewerkt aan mijn blog.

Dropbox, een uitkomst voor mij!

Dit is hoe ik gebruik maak van Dropbox en hoe ik het heb ingesteld. Ik werk er eigenlijk dagelijks mee en ik vind het super fijn. Ik kan altijd bij mijn bestanden waar ik ook ben. Via de website van Dropbox zelf, of via mijn Macbook Air, iPhone of iPad. En dat is echt prettig! Daarnaast scheelt het gewoon enorm veel ruimte en alle belangrijke gegevens zijn ook veilig opgeslagen. Mocht bijvoorbeeld mijn Macbook Air het begeven, dan kan ik altijd nog bij de bestanden op andere apparaten of via Dropbox zelf!

Dropbox is echt een uitkomst voor mij en ik raad het dan ook iedereen aan om dit te gaan gebruiken!

Maak jij ook gebruik van Dropbox of een ander cloud systeem? Heb jij ook een overzicht van jouw belangrijke gegevens?