Elke dag ontvang ik ontzettend veel mailtjes. Van bedrijven, lezers, nieuwsbrieven, persberichten, spam en meer! Ik vind het dan ook zeer belangrijk om gestructureerd om te gaan met mijn mail en met mijn inbox. Vandaag laat ik jullie dan ook zien hoe ik omga met mijn mail en inbox.

Ik maak gebruik van een Gmail account. Ik vind Gmail een zeer handig en fijn e-mail service. Ik hoef eigenlijk nooit mijn mail te verwijderen als ik dat niet wil. Ik heb namelijk ontzettend veel ruimte bij Gmail.

Starred/Flagged mails

Een aantal keer per dag bekijk ik mijn mail en loop ik elk mailtje na dat ik binnen krijg. Mailtjes die een reactie moet krijgen of waar een actie achter zit, krijgt van mij een “star” ook wel “flag” genoemd. Zo heb ik een lijst met starred/flagged mails die ik dan nog moet behandelen.

Binnen 24 uur reageren

Zodra een mail een reactie moet krijgen, dan komt deze ook in mijn “te mailen lijst” te staan in mijn Bullet Journal. Ik zorg er namelijk voor dat ik terug mail binnen 24 uur. Dat kan dus zijn dat ik dezelfde dag nog terug mail of de dag erop. Ik ga nooit een mail direct binnen 5 minuten behandelen. Ik wil er graag goed voor zitten en er tijd voor nemen. Maar ik wil er ook niet te lang mee wachten, zodat de personen altijd wel snel een reactie krijgen van mij.

Een week geen reactie ontvangen

Zodra ik een mail heb beantwoord, dan blijft deze ook nog gewoon in de starred mails lijstje te staan en schrijf ik de naam van het bedrijf of persoon op als ik weer een antwoord verwacht. Dit doe ik dan in mijn Bullet Journal en ik zet ik ook de datum erbij wanneer ik heb geantwoord. Zo heb ik een overzicht van alle mensen waarvan ik nog antwoord verwacht. Mocht ik een week geen reactie hebben ontvangen van degene, dan stuur ik een herinneringsmail erachter aan. Dit helpt 9 van de 10 keer en krijg ik reactie terug. Soms krijg ik helemaal geen reactie en gaat de mail direct uit mijn starred mails lijst. Ik wil dan ook geen moeite meer in zo’n persoon stoppen.

Mappen voor verschillende items, zoals nieuwsbrieven en persberichten

Elke dag ontvang ik ook nieuwsbrieven en persberichten van PR- en mediabureaus en van bedrijven zelf. In mijn mailbox heb ik verschillende mappen hiervoor aangemaakt. Op de afzenders van deze nieuwsbrieven en persberichten heb ik filters geplaatst, zodat de mails direct naar de verschillende mappen toe gaan. Zo hou ik ook overzicht in mijn mailbox.

Persberichten opslaan in dropbox

Bij vele persberichten die ik binnenkrijg, zitten er ook vaak tijdlimieten op voor het downloaden van hoge resolutie beelden. Daarom loop ik deze persberichten ook altijd één keer per dag door en sla alle persberichten op die ik interessant vind. Deze persberichten met de hoge resolutie berichten komen dan in een map te staan in mijn Dropbox. Zo heb ik alle persberichten van de maand bij elkaar en hoef ik niet meer terug te zoeken in mijn inbox. De persberichten die ik heb behandeld, verwijder ik dan ook weer uit de map waar die instond. Zo hou ik ook overzicht van de persberichten die “nieuw” voor mij zijn en ik nog moet behandelen.

Sjablonen gebruiken

Vaak krijg ik mails binnen met dezelfde vraag of juist voor samenwerkingen. Om snel te kunnen werken, heb ik een aantal sjablonen gemaakt met een standaard antwoord. Deze gebruik ik dan telkens weer met natuurlijk persoonlijke tekst erbij of dat bepaalde dingen veranderd worden in de mail. Daarnaast heb ik ook een voorwaarden document en een mediakit die ik ook vaak meestuur. Hier zal ik binnenkort ook nog een uitgebreid artikel over schrijven. Het werkt snel, je hebt snel een antwoord mail in elkaar gezet, maar die toch wel persoonlijk is.

Dit zijn de punten die mij enorm helpen met het omgaan van dagelijkse mail en mijn inbox gestructureerd houden. Mocht jij nog bepaalde tips hebben, laat dan zeker een reactie achter!

Hoe ga jij om met jouw mail en inbox?