
Elke dag ontvang ik ontzettend veel mailtjes. Van bedrijven, lezers, nieuwsbrieven, persberichten, spam en meer! Ik vind het dan ook zeer belangrijk om gestructureerd om te gaan met mijn mail en met mijn inbox. Vandaag laat ik jullie dan ook zien hoe ik omga met mijn mail en inbox.
Ik maak gebruik van een Gmail account. Ik vind Gmail een zeer handig en fijn e-mail service. Ik hoef eigenlijk nooit mijn mail te verwijderen als ik dat niet wil. Ik heb namelijk ontzettend veel ruimte bij Gmail.
Starred/Flagged mails
Een aantal keer per dag bekijk ik mijn mail en loop ik elk mailtje na dat ik binnen krijg. Mailtjes die een reactie moet krijgen of waar een actie achter zit, krijgt van mij een “star” ook wel “flag” genoemd. Zo heb ik een lijst met starred/flagged mails die ik dan nog moet behandelen.
Binnen 24 uur reageren
Zodra een mail een reactie moet krijgen, dan komt deze ook in mijn “te mailen lijst” te staan in mijn Bullet Journal. Ik zorg er namelijk voor dat ik terug mail binnen 24 uur. Dat kan dus zijn dat ik dezelfde dag nog terug mail of de dag erop. Ik ga nooit een mail direct binnen 5 minuten behandelen. Ik wil er graag goed voor zitten en er tijd voor nemen. Maar ik wil er ook niet te lang mee wachten, zodat de personen altijd wel snel een reactie krijgen van mij.
Een week geen reactie ontvangen
Zodra ik een mail heb beantwoord, dan blijft deze ook nog gewoon in de starred mails lijstje te staan en schrijf ik de naam van het bedrijf of persoon op als ik weer een antwoord verwacht. Dit doe ik dan in mijn Bullet Journal en ik zet ik ook de datum erbij wanneer ik heb geantwoord. Zo heb ik een overzicht van alle mensen waarvan ik nog antwoord verwacht. Mocht ik een week geen reactie hebben ontvangen van degene, dan stuur ik een herinneringsmail erachter aan. Dit helpt 9 van de 10 keer en krijg ik reactie terug. Soms krijg ik helemaal geen reactie en gaat de mail direct uit mijn starred mails lijst. Ik wil dan ook geen moeite meer in zo’n persoon stoppen.
Mappen voor verschillende items, zoals nieuwsbrieven en persberichten
Elke dag ontvang ik ook nieuwsbrieven en persberichten van PR- en mediabureaus en van bedrijven zelf. In mijn mailbox heb ik verschillende mappen hiervoor aangemaakt. Op de afzenders van deze nieuwsbrieven en persberichten heb ik filters geplaatst, zodat de mails direct naar de verschillende mappen toe gaan. Zo hou ik ook overzicht in mijn mailbox.
Persberichten opslaan in dropbox
Bij vele persberichten die ik binnenkrijg, zitten er ook vaak tijdlimieten op voor het downloaden van hoge resolutie beelden. Daarom loop ik deze persberichten ook altijd één keer per dag door en sla alle persberichten op die ik interessant vind. Deze persberichten met de hoge resolutie berichten komen dan in een map te staan in mijn Dropbox. Zo heb ik alle persberichten van de maand bij elkaar en hoef ik niet meer terug te zoeken in mijn inbox. De persberichten die ik heb behandeld, verwijder ik dan ook weer uit de map waar die instond. Zo hou ik ook overzicht van de persberichten die “nieuw” voor mij zijn en ik nog moet behandelen.
Sjablonen gebruiken
Vaak krijg ik mails binnen met dezelfde vraag of juist voor samenwerkingen. Om snel te kunnen werken, heb ik een aantal sjablonen gemaakt met een standaard antwoord. Deze gebruik ik dan telkens weer met natuurlijk persoonlijke tekst erbij of dat bepaalde dingen veranderd worden in de mail. Daarnaast heb ik ook een voorwaarden document en een mediakit die ik ook vaak meestuur. Hier zal ik binnenkort ook nog een uitgebreid artikel over schrijven. Het werkt snel, je hebt snel een antwoord mail in elkaar gezet, maar die toch wel persoonlijk is.
Dit zijn de punten die mij enorm helpen met het omgaan van dagelijkse mail en mijn inbox gestructureerd houden. Mocht jij nog bepaalde tips hebben, laat dan zeker een reactie achter!
Hoe ga jij om met jouw mail en inbox?
Xxx Miss SentinelliVolg mij via Bloglovin, Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn en YouTube.
1 Vind jij dit artikel leuk? Klik dan op het hartje :).
Fijn om te lezen. Ik gebruik ook gmail en werk met die sterren. Mails waar ik nog iets mee moet krijgen een rode (spoed) of gele !, mails waar ik antwoord op wil >> en mails met info krijgen een i en zet ik in de map (dan kun je in een mapje sneller belangrijker e-mails terugvinden.
Het blijft een werk dat e-mailen, maar wel ideaal dat je al je afspraken etc zo makkelijk kunt terugvinden.
Wat een super handig artikel! Ik denk dat het managen van al die e-mails voor veel mensen een probleem is! 🙂
Julie onlangs geplaatst…Julie | Friday Nails #108 – Sea Treasure
Ik gebruik altijd Google Inbox voor mijn mailboxen. Alles waar ik nog op moet antwoorden “pin” ik vast, waar ik ooit iets mee moet doen “snooze” ik en datgene waar ik niets mee ga doen markeer ik direct als klaar. Dit werkt heel goed voor mij, ik vergeet eigenlijk nooit meer om ergens op te reageren.
Ik was ineens ook heel benieuwd naar je Bullet Journal en of dit iets voor mij zou kunnen zijn; ik kon me er geen voorstelling bij maken. Eigenlijk heb ik blijkbaar al zoiets maar dan online in Trello. Ik zou ook geen dag meer zonder mijn Trello kunnen. 🙂
Dat is ook zeker een handig systeem met Google Inbox 🙂 . En Trello kende ik nog niet, heb gelijk even gekeken. Dat ziet er zeker goed uit! Echt handig 🙂 !
Ik gebruik ook Gmail, perfect! Mapjes en sterretjes vind ik ook fijn om de boel te organiseren.
Astrid onlangs geplaatst…essence blush ball review
Leuk om te lezen! Ik behandel mijn mail ook binnen 24 uur
Die dropbox is wel ideaal inderdaad verder vlag ik alles met kleuren
rood dan moet ik er echt nog alles mee doen
geel als er al foto’s van zijn gemaakt of een video maar dat het nog niet online staat en groen dan heb ik alles aan de webshop doorgegeven en wacht ik nog op een antwoord haha.
Kleuren gebruiken, dat is ook een zeer handig systeem zeg! Top! 😀
Wat een handig systeem! Ik ben erg slecht in het bijhouden van mijn mail.
Heerlijk om zo een kijkje achter de schermen te kijken, handige dingen zitten er tussen!
Handig! Die vlaggen ga ik gebruiken
Wat een fijn artikel. Ik merk dat ik af en toe toch wel veel tijd kwijt ben aan mijn mailbox. Ik ben dan ook erg benieuwd naar een artikel over je voorwaarden documentje en mediakit!
Mooi systeem. Flaggen doe ik wel al, maar de rest kan nog wel een beter systeem gebruiken, al zeg ik het zelf, haha.
Simone onlangs geplaatst…OMG! Er komt een mobiele app van Fantastic Beasts: Cases from the Wizarding World
Ik flag ook altijd alles! zo blijf ik altijd up to date!
Jamey onlangs geplaatst…Matte Nude Lipsticks van Make-up Studio
Mijn mail is behoorlijk chaotisch, soms snap ik niet dat sommige persberichten in reclame terechtkomen en de ander in mijn “hoofd postvak”
Ik ga toch maar weer dropbox heroverwegen…
Ik heb een sjabloon waar nu standaard mijn naam in staat (als je dat met sjabloon bedoeld?) maar ik heb geen idee hoe je een andere standaard mail maakt. Zet je dat in concepten? Ik zou het niet meer terug kunnen vinden.. dus heel benieuwdd hoe jij dat precies doet 😉
Babs onlangs geplaatst…De nieuwe Radiance Line van BELNATUR
Dropbox vind ik zelf echt een uitkomst voor persberichten 🙂 . Ik heb dat ook wel hoor dat sommige bij reclame terecht komen, echt vervelend. In Mail op mijn Macbook kan ik zeer gemakkelijk sjablonen aanmaken. Ik maak dan eerst een nieuwe mail op. Hier plaats ik dan een tekst in die ik vaak gebruik en sla hem dan op als sjabloon, bijvoorbeeld een reactie voor een samenwerking. Zodra ik dan een mail wil beantwoorden, dan kan ik zo’n opgeslagen sjabloon gebruiken. Ik zal binnenkort eens een uitgebreid artikel hierover schrijven met verschillende mailprogramma’s 🙂 .
Bedankt voor je uitgebreide antwoord en als je daar een keer tijd hebt om over te schrijven, graag!
Ik heb vanmiddag naar mijn dropbox gekeken en ik had daar foto’s in gezet, meer om te bewaren. Maar ik snap niet hoe je tekst en foto’s daarna weer in een blogpost krijgt. Bij een foto kan ik kiezen voor een url… zet je die dan in je blog? Dan staat er niets in je mediatheek? Je snapt het al, ik ben daar behoorlijk onhandig in. Maar alles wat sneller werkt is meegenomen en mijn laptop wordt maar dikker en dikker qua foto’s en bestanden. Ik ook, hahaha.. zei ze terwijl ze nog een Engels dropje nam 🙂 (ik zal wat YouTube video’s gaan bekijken met dropbox tutorials)
Liefs!
Doe ik zeker graag! Ik heb het op mijn todo lijst staan hihi, even goed onderzoek doen naar verschillende programma’s en dan komt er een artikel hiervan online 🙂 .
Vaak bij persberichten krijg je foto’s en pdf’s, deze sla ik dan op in Dropbox. Zodra er geen pdf bij zit, dan sla ik het mailtje zelf op als PDF. Als ik een artikel wil schrijven met de foto’s van het persbericht, dan upload ik ze naar mijn website (in de media bibliotheek – nieuwe uploaden. En dan kies ik een foto vanuit Dropbox). Ik heb best veel ruimte namelijk bij mijn host. Ik weet niet hoe het bij jou zit? De teksten in de pdf’s kan ik gewoon kopiëren en plakken in mijn blogpost.
Persberichten wil ik ook vaak gebruiken voor in mijn nieuwsbrieven. Dan doe ik het op dezelfde manier, foto uploaden in MailChimp (nieuwsbrief systeem) en de tekst kopiëren uit PDF 🙂 .
Zodra ik dan de foto’s en teksten heb gebruikt, verwijder ik ze gewoon weer van Dropbox. Ik doe het vooral op deze manier, zodat ik alle foto’s en teksten kan bewaren voordat ze niet meer beschikbaar zijn voor download (bijvoorbeeld via WeTransfer van PR bureau).
Misschien moet ik ook eens een artikel schrijven hoe ik Dropbox gebruik. Ik gebruik het namelijk voor meerdere doeleinden 🙂 , dus niet alleen voor persberichten hihi. Ja, gaat op mijn todo lijst hihi.