Todo lijstjes maken, collecties maken, plannen, gestructureerd te werk gaan, ik hou er van! Sinds een behoorlijke tijd maak ik ook gebruik van een bullet journal om al mijn taken in te plannen. Ik hou er ook van om zeer productief te zijn en hierdoor veel van de taken af te kunnen strepen die in mijn bullet journal en agenda heb staan. Vandaag vertel ik jullie hoe ik voor meer productiviteit zorg.

Todo lijst

Elke maand maak ik een grote todo lijst met de dingen die ik graag wil doen in die maand. Deze lijst plaats ik in mijn bullet journal. Er komt trouwens volgende week een filmpje van mijn bullet journal online. Elke avond pak ik mijn agenda en mijn bullet journal erbij. In mijn agenda zet ik dan een aantal taken neer die ik de volgende dag wil of moet doen. Ook de kleinste dingen schrijf ik op. Zelfs kleine dingen kan je snel vergeten en dwaalt het later weer in je hoofd, oja dat moest ik ook nog doen. Ik schrijf echt alles op wat ik moet of wil doen die dag. Dit kan natuurlijk werk gerelateerd zijn, voor mijn blog of juist privé-dingen. Ik maak dan een todo lijst voor die dag. Ik plan het zo in, dat het niet teveel taken zijn, maar juist wel genoeg om de hele dag vol te kunnen krijgen. Ik werk namelijk fulltime en heb in de trein ongeveer 2,5 uur de tijd, in de pauze 30 min de tijd en ‘s avonds nog een uurtje om dingen voor mijn blog en privé in te plannen. Ik zet altijd alles in mijn agenda (volgend jaar ga ik weer mijn bullet journal gebruiken voor dagelijkse planningen), omdat ik niet van digitale todo lijstjes hou. Als je wel een digitale todo lijst bijhoudt, dan ben je meer geneigd om ook bijvoorbeeld je mail te checken, even langs social media te gaan. Als je jouw todo lijst op papier houdt, dan heb je hier minder last van omdat je niet je telefoon of tablet erbij pakt. Er komt trouwens ook nog een artikel online volgende maand over hoe ik deze todo lijsten precies maak in mijn agenda.

Prioriteiten stellen

Het is zeer belangrijk om prioriteiten te stellen. Schuif belangrijke dingen niet vooruit, maar zet ze juist bovenaan de lijst. Dit zijn ook vaak moeilijke en lastige dingen en mensen hebben de neiging om deze vooruit te schuiven. Mijn lijstje bestaat dan vaak uit een aantal lastige of belangrijke dingen en daarnaast nog een aantal minder erge of moeilijke dingen. En het voelt echt goed als ik deze lastige en belangrijke dingen kan afstrepen. Daarna heb ik altijd meer motivatie om de rest ook te doen.

Batchen

Batchen houdt in dat je gerelateerde of gelijkwaardige taken tegelijk doet. Ik vind het super leuk om producten te reviewen en daarbij hoort natuurlijk dat er foto’s gemaakt moeten worden van deze producten. In het weekend pak ik dan altijd mijn camera erbij en fotografeer ik meerdere producten tegelijk die ik de komende week of tijd wil gaan reviewen. Daarna zorg ik ervoor dat ik deze foto’s allemaal tegelijk bewerk. Dit scheelt heel veel tijd, aangezien je alle producten tegelijk doet, maar je hoeft maar één keer je camera erbij te pakken en maar één keer alles te importeren op je computer en te bewerken. Dit doe ik ook met andere dingen, zoals bijvoorbeeld mail checken en beantwoorden. Dit doe ik vaak in de pauze, ik verwerk dan meerdere mails tegelijkertijd. Of bijvoorbeeld mogelijke samenwerkingen nalopen, facturen betalen of bekijken welke klanten nog moeten betalen. Batchen of groeperen van gelijkwaardige taken scheelt enorm veel tijd en hierdoor kun je dus meer productief zijn.

Kan ik iets doen binnen 2 minuten, dan doe ik dit gelijk

Zodra een taak minder dan 2 minuten duurt, dan doe ik dit ook gelijk. Het heeft dan geen zin om dit als taak op te schrijven maar gewoon uit te voeren. Het kan bijvoorbeeld juist meer tijd kosten om te bedenken hoe je de taak moet noemen om hem te noteren op je todo lijst, je todo lijst erbij te pakken, de taak op te schrijven en verder te gaan met je werk. Voer deze taken die minder dan 2 minuten duren gewoon uit. Dit kan bijvoorbeeld een taak zijn die je uit de mail hebt ontvangen, of juist een mail snel beantwoorden. Het kan zoiets zijn als de planten water geven, een korte telefoontje plegen of iets anders.

Pauzes nemen

Het is natuurlijk ook zeer belangrijk om ook pauzes te nemen tijdens het werken. Je kan namelijk niet de hele dag door productief zijn. Er zijn verschillende methodes die je kan aanhouden om te pauzes te nemen. Ik zelf vind het heel erg fijn om bijvoorbeeld 25 a 30 min te werken en daarna 2 minuutjes pauze te nemen. Gewoon even om weg te lopen van het scherm, even wat drinken halen, even kletsen met anderen etc. Gewoon om mijn gedachten weg te krijgen van het werk. Dit helpt enorm voor de productiviteit. Na mijn zeer korte pauze ga ik weer aan de slag en kan ik weer heerlijk productief zijn.

Muziek

Ik moet muziek aan hebben staan tijdens het werk. Op mijn werk bespreken veel collega’s dingen met elkaar en als ik dan alles door elkaar hoor, ben ik snel afgeleid en dat is dus niet de bedoeling. Ik doe altijd oordopjes in op mijn werk en zet een muziekje op, dit kan radio zijn of gewoon via Spotify. Muziek moet niet te afleidend zijn, maar juist motiverend. Daarom heb ik voor mezelf ook een Spotify playlist gemaakt met fijne muziek waarmee ik goed kan doorwerken.

Telefoon op stil, notificaties van social media en mail uit

Ik zet mijn telefoon altijd op stil. Daarnaast zet ik de notificaties van social media en mijn mail uit, zodat ik niet bijna elke 5 minuten kan gestoord worden door allerlei berichten en mails. Ik leg ook vaak mijn telefoon aan de kanten, zodat ik niet snel geneigd ben om mijn telefoon te pakken om even op social media te gaan kijken. In mijn korte pauzes doe ik dit soms wel als ik niet een rondje aan het lopen ben. Dan beloon ik mezelf ook om even op social media te kijken, maar ook dan voor maar heel even!

Brain dump

Een brain dump is een pagina of meerdere pagina’s waarop je alles schrijft wat in je hoofd opkomt. Dit kan echt van alles zijn. Zoals bijvoorbeeld nieuwe ideeën, leuke boeken die je wilt lezen of juist series en films die je nog wilt bekijken. Of denk aan lastige situaties die je wilt oplossen en meer. Door alles op te schrijven, maak je juist je hoofd leeg en kan je productiever zijn met de taken die juist moet doen in plaats van de hele tijd aan deze dingen te denken. In mijn bullet journal heb ik dan ook verschillende brain dump pagina’s gemaakt waarin ik van alles opschrijf, dit scheelt echt enorm veel. Omdat ik alles opgeschreven heb, hoef ik niet meer aan deze dingen te denken.

Dit waren de belangrijkste dingen die ervoor zorgen dat ik meer productief ben. Ik voer deze dingen ook dagelijks uit. Volgende week komt er een filmpje online van mijn bullet journal en volgende maand zal ik ook een artikel maken over hoe ik mijn agenda inplan.

Hoe zorg jij voor meer productiviteit?