Hoe maak je een voorwaarden document voor samenwerkingen

Een tijdje geleden schreef ik een artikel over hoe ik omga met mijn mail en mijn inbox. Ik ontvang veel mails van bedrijven voor een samenwerking. Vorige maand schreef ik hoe je een mediakit maakt (+ gratis template). Tegenwoordig maak ik ook altijd een voorwaarden document, hierin staan alle voorwaarden in die ik hanteer voor een samenwerking. Ik heb namelijk wel eens gehad dat bedrijven achteraf nog met eisen of veranderingen komen, terwijl ik in een mail duidelijk heb vermeld hoe ik te werk ga. Nu wil ik altijd dat een bedrijf eerst akkoord gaat met mijn voorwaarden document, voordat de samenwerking echt van start gaat. Maar hoe maak je een voorwaarden document voor samenwerkingen? Vandaag laat ik het aan jullie zien!
Een voorwaarden document stuur ik dus mee met een reactie naar een bedrijf voor een samenwerking. Hierin plaats ik verschillende dingen, zoals informatie over mijzelf, mijn blog, de voorwaarden en de contactgegevens. Elke blogger heeft natuurlijk zijn eigen voorwaarden, maar hieronder heb ik geplaatst wat ik zelf er allemaal in heb staan. Zo heb je ongeveer het idee hoe je een voorwaarden document voor samenwerkingen kunt maken.
Layout voorwaarden document
In mijn voorwaarden document heb ik een layout gemaakt die overeenkomt met mijn blog, hetzelfde wat ik ook gebruik in mijn mediakit. Dus de header, lettertype, kleuren en meer. Zo blijft het een geheel vormen met mijn blog en met mijn mediakit.
Over Miss Sentinelli
Aan het begin heb ik eerst een kleine samenvatting gemaakt over mijzelf en mijn blog. Wie ben ik? Wat doe ik? De doelgroep van mijn blog en waar ik over schrijf.
Punten in voorwaarden document
In mijn voorwaarden document heb ik verschillende voorwaarden neergezet die ik erg belangrijk vind. De opdrachtgever zal hiermee akkoord moeten gaan, voordat ik een samenwerking aanga. De volgende punten staat er in mijn voorwaarden document:
Mogelijkheden qua adverteren
In het voorwaarden documentje heb ik een opsomming gemaakt van alle mogelijkheden qua adverteren. Daarnaast heb ik een verwijzing geplaatst naar de mediakit die ik ook meestuur in het mailtje.
Artikelen worden door mij geschreven
Artikelen worden altijd door mijzelf geschreven. In het verleden (in het begin van mijn blog) heb ik wel eens teksten ontvangen van bedrijven en deze geplaatst. Echter wil ik unieke teksten hebben en mijn persoonlijkheid, meningen en ervaringen naar voren brengen. Ik vind het niet prettig als ik een tekst plaats en deze overal op verschillende blogs ook tegenkom. Tekst moet voor mij uniek zijn.
Promotie social media
Daarnaast geef ik aan dat de artikelen die geplaatst worden ook gepromoot worden via Social Media. Denk hierbij aan Facebook, Instagram, Twitter en Pinterest.
Korting
Mocht een samenwerking bestaan uit meerdere artikelen over een bepaalde periode, dan kan er gekeken worden naar een korting per artikel. Ik vind dit persoonlijk een service en een zeer groot aantrekkingspunt voor bedrijven.
Afbeeldingen
Ik geef aan dat een artikel altijd minimaal 3 afbeeldingen heeft en dat de afbeeldingen door mijzelf worden gemaakt. Het kan natuurlijk ook zijn dat het bedrijf zelf afbeeldingen heeft, deze kunnen zij dan ook aanleveren, mits ze ook echt gebruikt mogen worden door de fotograaf die de foto heeft gemaakt.
Externe links
Het wil nog wel eens zo zijn dat een bedrijf veel externe links in het artikel wilt hebben. Een voorwaarde is dat ze maximaal 3 externe links naar één bepaalde website mogen plaatsen. Willen ze meer links erin hebben, dan komen hier extra kosten overheen.
Vermelding sponsoring/samenwerking
Dit is een hele belangrijke voorwaarde. In 2014 is namelijk de nieuwe Reclamecode Social Media (RSM) van toepassing. Er zal daarom altijd een vermelding onderaan het geschreven of geplaatste artikel komen te staan dat het om een samenwerking of sponsoring gaat.
Nofollow links
Een andere voorwaarde die ik zelf ook echt ontzettend belangrijk vind, is dat alle externe links “no follow” zijn. Dit is namelijk een regel van Google en bloggers kunnen in de problemen komen als er wel gebruik gemaakt wordt van dofollow links. Meer informatie hierover kan je hier lezen: Nofollow links.
Wanneer artikel klaar is + concept
In het voorwaardendocumentje staat ook wanneer het artikel klaar kan zijn. Dit is vaak 3 weken na akkoord van samenwerking of na ontvangst van eventuele te reviewen product(en). Mocht de opdrachtgever het artikel eerst willen zien, dan is dat natuurlijk ook mogelijk. Na plaatsing is er geen wijziging meer mogelijk. Het bedrijf heeft de kans gehad om het concept te zien.
Eerlijkheid
In een artikel ben ik altijd eerlijk en oprecht, dus ook minpunten over een te reviewen product kunnen naar voren komen in het artikel. Dit is ook zeer belangrijk. Zo komt de opdrachtgever ook niet voor verrassingen te staan.
Plaatsing + factuur
Zodra een artikel online staat, dan wordt er een mail met de link naar het artikel verstuurd naar de opdrachtgever. De factuur zal dan als bijlage worden toegevoegd. De prijs die afgesproken wordt staat ook vast. Dit kan na akkoord niet meer gewijzigd worden. De factuur moet binnen 2 weken worden voldaan. Zodra dit niet gebeurd, zal er een herinneringsmail gestuurd worden. Mocht er dan nog steeds niet betaald worden, dan heb ik het recht om het artikel offline te halen.
Contactgegevens
Onderaan het voorwaarden documentje staan mijn contactgegevens. Mijn adres, telefoonnummer, e-mailadres, KVK en Social Media gegevens. Zo heeft de opdrachtgever alles bij de hand en kan degene gemakkelijk contact opnemen of mijn Social Media bekijken.
Dit is hoe ik een voorwaarden document heb opgesteld. Natuurlijk kunnen jouw voorwaarden voor een document anders zijn. Maar zo heb je wel ongeveer het idee hoe ik het heb gedaan en hoe het eruit ziet.
Gratis voorwaarden document template
Je kan een voorwaarden document heel gemakkelijk maken met bijvoorbeeld Word. Maar je kan natuurlijk ook werken met bijvoorbeeld Illustrator of PhotoShop. Het is sowieso de bedoeling dat je het voorwaarden documentje ook in dezelfde stijl maakt als jouw blog. Denk bijvoorbeeld aan lettertypes, headers, kleuren etc. Natuurlijk heb ik voor jullie een GRATIS voorwaarden document template die je kan gebruiken voor jouw eigen blog.
Maak jij ook gebruik van een voorwaarden document? Wat heb jij er allemaal in staan?
Xxx Miss SentinelliVolg mij via Bloglovin, Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn en YouTube.
1 Vind jij dit artikel leuk? Klik dan op het hartje :).
Wat handig dit zeg! Ik heb mij zojuist geregisteerd, maar kan de template helaas niet downloaden enig hoe dit komt? of waar ik dit moet doen?
Als je op de downloadpagina bent, dan kan je op de afbeeldingen klikken van elke download. Zoek op “voorwaarden document” en klik dan op de afbeelding die erbij staat. Dan wordt de template gedownload 🙂 .
Heel handig dit, zelf weet ik nooit zo goed welke voorwaarden ik moet opgeven en of ik niet te streng ben. Ik ga ook even gelijk je artikel over de mediakit lezen
Ontzettend handig! De laatste tijd krijg ik beetje bij beetje aanbiedingen en ik vind de afhandeling soms best lastig. Dan is het fijn om te lezen hoe andere bloggers het aanpakken!
Tamara TS onlangs geplaatst…Unboxing | Styletone Box Maart ’17
Handig artikel! Ik ga zo die van je mediakit ook even lezen. Toevalig ben ik net bezig te bedenken en uitzoeken hoe ik een mediakit kan maken aangezien ik steeds meer mailtjes krijg van bedrijven. Dus zo’n voorwaarden document is ook super handig om erbij te doen!
kunt u mij geen mailtjes meer sturen alstublieft ik doe er toch niets mee en anders is het zonde om telkens weer energie te verspillen om mij een mail te sturen
Je kan je uitschrijven via: https://subscribe.wordpress.com 🙂
Heel erg handig artikel inderdaad. Zelf heb ik niet zo’n document, maar weet ik wel duidelijk wat ik wil en dit zet ik ook in mijn reactie. Ik bewaar altijd al mijn samenwerking mails. Zo heb ik eens akkoord gehad dat er gesponsord boven stond (logisch, maar toch) en ineens kreeg ik mail dat dit niet de afspraak was. Dus ik zocht de mail erbij waarin ik akkoord was en tada, ik had gelijk 🙂
Mariska onlangs geplaatst…Action Sento intensive bodylotion voor de droge huid
Het bewaren van mails doe ik ook altijd 🙂 ! Maar ik merk dat sommige bedrijven best lui zijn met lezen. Ze hebben dan bijvoorbeeld “zeggen ze” niet gelezen dat bepaalde voorwaarden van toepassing zijn. Nu ik een document toevoeg, zeg ik ook echt dat ze het moeten lezen en eerst daarmee akkoord moeten gaan voordat een samenwerking van start gaat. Zo sta ik nog sterker, omdat ze dan het echt goed gelezen “moeten” hebben hihi. Ik heb wel eens een mail gesprek met een manager gehad, omdat iemand van dat bedrijf niet goed gelezen had en ook niet alle communicatie in mails had doorgestuurd naar de manager. Phoe! Toen ben ik ook even los gegaan en alles doorgestuurd naar de manager. Ze kwamen namelijk nog met eisen achteraf, sja daar ga ik dus niet mee akkoord. Ook niks meer gehoord van hun en ze hebben gewoon betaald hihi. Maar zulke dingen wil ik niet meer meemaken, en dicht ik nu alles goed in via zo’n document 🙂 .