Een tijdje geleden schreef ik een artikel over hoe ik omga met mijn mail en mijn inbox. Ik ontvang veel mails van bedrijven voor een samenwerking. Vorige maand schreef ik hoe je een mediakit maakt (+ gratis template). Tegenwoordig maak ik ook altijd een voorwaarden document, hierin staan alle voorwaarden in die ik hanteer voor een samenwerking. Ik heb namelijk wel eens gehad dat bedrijven achteraf nog met eisen of veranderingen komen, terwijl ik in een mail duidelijk heb vermeld hoe ik te werk ga. Nu wil ik altijd dat een bedrijf eerst akkoord gaat met mijn voorwaarden document, voordat de samenwerking echt van start gaat. Maar hoe maak je een voorwaarden document voor samenwerkingen? Vandaag laat ik het aan jullie zien!

Een voorwaarden document stuur ik dus mee met een reactie naar een bedrijf voor een samenwerking. Hierin plaats ik verschillende dingen, zoals informatie over mijzelf, mijn blog, de voorwaarden en de contactgegevens. Elke blogger heeft natuurlijk zijn eigen voorwaarden, maar hieronder heb ik geplaatst wat ik zelf er allemaal in heb staan. Zo heb je ongeveer het idee hoe je een voorwaarden document voor samenwerkingen kunt maken.

Layout voorwaarden document

In mijn voorwaarden document heb ik een layout gemaakt die overeenkomt met mijn blog, hetzelfde wat ik ook gebruik in mijn mediakit. Dus de header, lettertype, kleuren en meer. Zo blijft het een geheel vormen met mijn blog en met mijn mediakit.

Over Miss Sentinelli

Aan het begin heb ik eerst een kleine samenvatting gemaakt over mijzelf en mijn blog. Wie ben ik? Wat doe ik? De doelgroep van mijn blog en waar ik over schrijf.

Punten in voorwaarden document

In mijn voorwaarden document heb ik verschillende voorwaarden neergezet die ik erg belangrijk vind. De opdrachtgever zal hiermee akkoord moeten gaan, voordat ik een samenwerking aanga. De volgende punten staat er in mijn voorwaarden document:

In het voorwaarden documentje heb ik een opsomming gemaakt van alle mogelijkheden qua adverteren. Daarnaast heb ik een verwijzing geplaatst naar de mediakit die ik ook meestuur in het mailtje.

Artikelen worden altijd door mijzelf geschreven. In het verleden (in het begin van mijn blog) heb ik wel eens teksten ontvangen van bedrijven en deze geplaatst. Echter wil ik unieke teksten hebben en mijn persoonlijkheid, meningen en ervaringen naar voren brengen. Ik vind het niet prettig als ik een tekst plaats en deze overal op verschillende blogs ook tegenkom. Tekst moet voor mij uniek zijn.

Daarnaast geef ik aan dat de artikelen die geplaatst worden ook gepromoot worden via Social Media. Denk hierbij aan Facebook, Instagram, Twitter en Pinterest.

Mocht een samenwerking bestaan uit meerdere artikelen over een bepaalde periode, dan kan er gekeken worden naar een korting per artikel. Ik vind dit persoonlijk een service en een zeer groot aantrekkingspunt voor bedrijven.

Ik geef aan dat een artikel altijd minimaal 3 afbeeldingen heeft en dat de afbeeldingen door mijzelf worden gemaakt. Het kan natuurlijk ook zijn dat het bedrijf zelf afbeeldingen heeft, deze kunnen zij dan ook aanleveren, mits ze ook echt gebruikt mogen worden door de fotograaf die de foto heeft gemaakt.

Het wil nog wel eens zo zijn dat een bedrijf veel externe links in het artikel wilt hebben. Een voorwaarde is dat ze maximaal 3 externe links naar één bepaalde website mogen plaatsen. Willen ze meer links erin hebben, dan komen hier extra kosten overheen.

Dit is een hele belangrijke voorwaarde. In 2014 is namelijk de nieuwe Reclamecode Social Media (RSM) van toepassing. Er zal daarom altijd een vermelding onderaan het geschreven of geplaatste artikel komen te staan dat het om een samenwerking of sponsoring gaat.

Een andere voorwaarde die ik zelf ook echt ontzettend belangrijk vind, is dat alle externe links “no follow” zijn. Dit is namelijk een regel van Google en bloggers kunnen in de problemen komen als er wel gebruik gemaakt wordt van dofollow links. Meer informatie hierover kan je hier lezen: Nofollow links.

In het voorwaardendocumentje staat ook wanneer het artikel klaar kan zijn. Dit is vaak 3 weken na akkoord van samenwerking of na ontvangst van eventuele te reviewen product(en). Mocht de opdrachtgever het artikel eerst willen zien, dan is dat natuurlijk ook mogelijk. Na plaatsing is er geen wijziging meer mogelijk. Het bedrijf heeft de kans gehad om het concept te zien.

In een artikel ben ik altijd eerlijk en oprecht, dus ook minpunten over een te reviewen product kunnen naar voren komen in het artikel. Dit is ook zeer belangrijk. Zo komt de opdrachtgever ook niet voor verrassingen te staan.

Zodra een artikel online staat, dan wordt er een mail met de link naar het artikel verstuurd naar de opdrachtgever. De factuur zal dan als bijlage worden toegevoegd. De prijs die afgesproken wordt staat ook vast. Dit kan na akkoord niet meer gewijzigd worden. De factuur moet binnen 2 weken worden voldaan. Zodra dit niet gebeurd, zal er een herinneringsmail gestuurd worden. Mocht er dan nog steeds niet betaald worden, dan heb ik het recht om het artikel offline te halen.

Contactgegevens

Onderaan het voorwaarden documentje staan mijn contactgegevens. Mijn adres, telefoonnummer, e-mailadres, KVK en Social Media gegevens. Zo heeft de opdrachtgever alles bij de hand en kan degene gemakkelijk contact opnemen of mijn Social Media bekijken.

Dit is hoe ik een voorwaarden document heb opgesteld. Natuurlijk kunnen jouw voorwaarden voor een document anders zijn. Maar zo heb je wel ongeveer het idee hoe ik het heb gedaan en hoe het eruit ziet.

Gratis voorwaarden document template

Je kan een voorwaarden document heel gemakkelijk maken met bijvoorbeeld Word. Maar je kan natuurlijk ook werken met bijvoorbeeld Illustrator of PhotoShop. Het is sowieso de bedoeling dat je het voorwaarden documentje ook in dezelfde stijl maakt als jouw blog. Denk bijvoorbeeld aan lettertypes, headers, kleuren etc. Natuurlijk heb ik voor jullie een GRATIS voorwaarden document template die je kan gebruiken voor jouw eigen blog.

Maak jij ook gebruik van een voorwaarden document? Wat heb jij er allemaal in staan?